Savremena organizacija događaja

Hibridni događaji – savremena perspektiva praksi u menadžmentu događaja

Događaji danas su kategorija koja postoji pod konstantnim znakom pitanja.

Rizici u organizaciji, pitanje problema otkazivanja, menadžment osoblja, posetilaca, tehnička podrška događajima, kao i brojni drugi izazovi doveli su do toga da jedna od najbrže rastućih grana ekonomije postoji danas u limbo stanju vezanom za okolnosti izazvane pandemijom. Konstantne pojave novih sojeva, nove mere koje se uvode na internacionalnom nivou, problemi vezani za koronu kao što su bezbednost i zdravlje učesnika, regulative vezane za vakcinaciju i okupljanja, kao i putovanja uopšte, samo su neka od pitanja sa kojima se menadžeri danas susreću.


online event audience and mixer

Šta je to hibridni događaj i zašto je on rešenje za event industriju?

 

Definicija se čini jednostavnom: hibridni događaj je onaj koji koristi kombinaciju digitalnih elemenata i onih na koje smo navikli, uživo, prilagođenih svakoj publici za optimalno iskustvo i doživljaj događaja. Da biste kreirali hibridni događaj koji pomaže vašoj organizaciji da postigne svoje ciljeve, važno je razumeti i to šta hibridni događaj nije.

 

Hibridni događaj nije:

 

·      Događaj koji se prenosi uživo

·      Lični događaj sa virtuelnim dodatkom

·      Virtuelni događaj sa regionalnim opcijama za druženje

·      Događaj uživo sa sadržajem koji se online šalje na zahtev

·      Istovremeni događaji sa različitim sadržajem i publikom

 

Hibridni događaj jeste:

 

·      Besprekorna integracija tehnologije za olakšavanje učešća između žive i virtuelne publike

·      Iskustvo za svu publiku na način pogodan za gledaoce i uživo i online

·      Postavljanje vaše publike na mreži i uživo na isti nivo

 

Mnogo truda  se ulaže uvek u planiranje iskustva događaja učesnika koji mu prisustvuju uživo, dakle isto to moramo učiniti i za svoje učesnike koji mu prisustvuju online.

 

Svaki deo hibridnog događaja, bio on lični ili virtuelni, posebno je dizajniran i personalizovan za svaku publiku kako bi podstakao akciju i istraživanje. Publika uživo dobija VIP iskustvo koje pomaže da privučete potencijalne klijente, a virtuelna publika može da istražuje sadržaj i stvara nove kontakte, praktično iz udobnosti svog doma.

 

Srećom, današnja tehnologija znatno olakšava kreiranje hibridnog događaja koji je impresivan i zanimljiv na mreži kao i u fizičkom prostoru događaja.

 

Korišćenje tradicionalne audio vizuelne tehnologije sa virtuelnom realnošću, sadržajem na zahtev i ličnim medijima pomaže u stvaranju mogućnosti za kreiranje jedne zajednice, osećaja pripadnosti, otkrivanja ideja i znanja i razgovore u bilo kom okruženju.

 

Hibridni bonus: Ovi kombinovani događaji nude nove načine da povežete svoje učesnike i upoznate ih i sa vašim brendom, a takođe prikupljaju kritične podatke. To je neverovatno moćan kanal za buduće strategije događaja koji će vam pomoći da usavršite svoj pristup i pružite još veću vrednost svojoj publici.

 

Kada birate platformu za virtuelne događaje, zapamtite da vaši učesnici ne žele da repliciraju doslovno iskustvo događaja kakav imaju posetioci koji mu prisustvuju uživo.

 

Ono što vaši posetioci žele da urade je da se:

 

·      Uključe u sadržaj događaja na način koji ima smisla i

·      Proširi njihova mreža i da ostvare nove profesionalne kontakte.

·      Osposobe za nešto novo i imaju jednak pristup znanju i informacijama.

·      Jednako uključe kao i prisutni uživo.

·      Obezbedi i njihova vidljivost i uvaže i njihove potrebe.

 

Hibridni događaji nisu nešto sasvim novo

 

Iako je trenutno povećano interesovanje za hibridne događaje zbog ograničenja putovanja, ljudi će i dalje imati različite potrebe i za ličnim susretima, sastancima, bilo zbog bezbednosti, rasporeda ili putovanja.

 

Mnogi su danas možda zainteresovani za vaš događaj, ali nisu dovoljno motivisani ili u situaciji da uzmu slobodno vreme i rezervišu let, doputuju ili stignu uživo. Odlična stvar u vezi sa hibridnim događajem je to što vam omogućava da stvorite ciljano iskustvo za VIP osobe iz industrije koje prisustvuju događaju lično, a istovremeno vam omogućava da stvorite privlačno, primamljivo iskustvo za ljude koji vas tek upoznaju i online.

 

Hibridni događaji nisu nešto novo, možda na to tako nismo gledali ranije, ali dobar primer je bila recimo dodela Oskara.

 

U suštini, hibridni događaj vam omogućava da povećate broj učesnika, stvarajući način na koji ljudi ne ulažu mnogo truda i obaveza da upoznaju – i razviju interesovanje za – vašu organizaciju. Samo iz tog razloga, naša industrija treba da gleda na hibridne događaje ne kao na privremeno rešenje za pandemiju, već kao na budućnost događaja bogatu mogućnostima.

Zašto su hibridni događaji toliko važni?

 

Postoji nekoliko važnih činjenica zbog kojih se upravo hibridni događaji smatraju esencijalnim za event industriju budućnosti, a o čemu će biti reči na tribini “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji” na UPS-u.

 

1. Povećani doseg i posećenost

 

Pogrešno je shvatanje da vaša publika može da učestvuje ili virtuelno ili lično – nema između. Možda mislite da hostovanjem hibridnog događaja delite svoju ukupnu posećenost na više segmenata. Međutim, tačno je suprotno. Hibridni događaji vam omogućavaju da povećate svoj doseg i pridobite više posetilaca, a ne manje.

 

Studije su pokazale da skoro 98% učesnika na hibridnom događaju nije ni planiralo da prisustvuje uživo, što znači da vaš događaj može da dopre do nove publike koja ili nije zainteresovana da ide na vaš događaj uživo ili nije sigurna u prednosti prisustva ionako.

 

Ovo pomaže da povećate vaše prisustvo na budućim događajima, jer omogućava potencijalnim učesnicima da proprate svaki vaš događaj.

 

23% organizatora događaja koji su bili domaćini hibridnog događaja reklo je da je više učesnika učestvovalo u budućim događajima, a 65% je reklo da nije videlo promenu u prisustvu uživo.

 

I uvek će biti prisutnih koji bi voleli da prisustvuju, ali ne mogu iz ovog ili onog razloga.

 

Sa hibridnim događajem, smanjujete barijeru za ulazak za obe demografske kategorije – one koji žele da prisustvuju, ali ne mogu, i one koji nisu sigurni da li je vaš događaj vredan njihovog vremena.

 

Ovo značajno povećava vaš doseg, jer emitujete svoj događaj široj publici nego što bi to bilo moguće isključivo ličnim prisustvom.

 

2. Veća interakcija sa svojom publikom

 

Dodavanje virtuelnog elementa vašem događaju uživo otvara mnogo više prilika za angažovanje nego što bi bilo moguće na događaju koji je isključivo uživo, kako tokom tako i nakon događaja.

 

To je zato što vaša virtuelna publika aktivno učestvuje sa svojih mobilnih uređaja ili desktop računara, što znači da mogu da pričaju, dele, lajkuju, komentarišu i još mnogo toga.

 

Na primer, možete da organizujete ankete tokom sesija koje uključuju publiku uživo i onlajn.

 

Ili, možete imati sesiju pitanja i odgovora sa govornikom uživo, a zatim ih pozvati da imaju pitanja i odgovore sa vašom publikom na mreži, obično u studiju koji emituje vaš događaj uživo na mreži.

 

Možete čak i pomoći u umrežavanju učesnika koji su tu uživo i virtuelnih. Možete da posvetite jednu oblast za lične sastanke, a drugu oblast za one sa virtuelnim sastancima, zakazanim pomoću softvera za povezivanje događaja.

 

Kako možete pratiti sve ove mogućnosti angažmana? Najlakši način je da počnete sa svojim učesnicima. Kako će izgledati njihovo putovanje, bilo onlajn ili oflajn?

 

Planiranjem vašeg događaja na prvom mestu za publiku, obezbeđujete to da utkate neophodne prilike za interakcije koje za njih imaju najviše smisla.

3. Daleko veće mogućnosti za sponzorstva

 

72% korporativnih sponzora je zainteresovano za učešće u hibridnom događaju, sve dok mogu efikasno da dopru do obe publike.

 

To je zato što su hibridni događaji neverovatno vredni za sponzore, iz nekoliko razloga.

 

Razlog jedan je povećan doseg. Više učesnika na vašem događaju znači veći broj potencijalnih klijenata za njih, što je razlog broj 1 za sponzorstvo.

 

Oni mogu da komuniciraju 1:1 sa zainteresovanim stranama dok istovremeno komuniciraju sa virtuelnim učesnicima na mreži. Neke demografije, posebno milenijalci, preferiraju virtuelnu komunikaciju, što može dovesti do povećanog učešća na njihovom virtuelnom štandu.

 

Drugi razlog su povećane mogućnosti za sponzorstvo. Umesto da sponzorišu striktno jemstvo uživo, oni mogu sponzorisati strimove uživo, aplikacije za događaje i još mnogo toga.

 

Ovo vam takođe nudi veću fleksibilnost u vašem prospektu za sponzorstvo – možete imati sponzore uživo, virtuelne sponzore ili oboje.

 

Treći razlog je povećanje pokazatelja o kojima se izveštava. 72% sponzora menja svoje budžete, a ne skraćuje ih tokom COVID krize, što znači da traže nove mogućnosti. I kako se ti budžeti pomeraju ka sve digitalnijim oblastima, potrebni su im podaci da bi opravdali svoje izdatke.

 

Hibridni događaj može da izveštava o mnogim relevantnim pokazateljima, osiguravajući da vaši sponzori vide da su dobro potrošili svoj novac.

 

4. Smanjen uticaj i troškovi na životnu sredinu

 

Već smo videli uticaj koji je smanjeno putovanje imalo na životnu sredinu. Ulice su prazne u gradovima koji su ranije bili u blokadi, a emisija štetnih gasova je naglo opala.

 

Neki izveštaji predviđaju da će globalna potrošnja energije opasti za 6% – što možda ne zvuči mnogo, ali je isto kao da cela Indija pada u mrak.

 

Iako su sastanci licem u lice i dalje važni, hibridni način rada je odličan način da se prilagode učesnicima koji bi se mogli osećati krivim zbog svog ličnog ugljičnog otiska.

 

Na ovaj način, oni i dalje mogu da učestvuju u vašem događaju i uživaju u njemu, a istovremeno daju svoj deo u smanjenju emisije ugljenika.

 

Takođe može da smanji broj vaših zaposlenih, što znači da je manja potreba za keteringom ili dodacima za jednokratnu upotrebu.

 

5. Smanjeni putni troškovi

 

Nastavljajući sa istim trendom, hibridni događaji mogu značajno smanjiti troškove putovanja za sve uključene.

 

Iako je ušteda novca za učesnike očigledna, hibridni događaji takođe mogu omogućiti smanjenje putnih troškova za vaše sponzore i ekipu.

 

Rad od kuće postao je nova normala za kompanije i zaposlene širom sveta.

 

Na primer, i Fejsbuk (odnosno sada Meta) i Gugl su objavili da radnici mogu da rade od kuće do kraja godine 2021, a Tviter je učinio da rad od kuće bude stalna opcija za zaposlene.

 

Čak i kada događaji uživo postaju verodostojniji, još uvek postoji opcija za virtuelno upravljanje. Na primer, postoji mnogo AV ekipa koje su vešte u virtuelnom emitovanju, što znači da štedite novac na troškovima – i oni takođe.

 

Takođe, vaši sponzori mogu uštedeti na putnim troškovima slanjem manjeg broja predstavnika na vaš događaj. A ako uključite virtuelna sponzorstva kao deo svog prospekta, oni mogu 100% učestvovati na mreži, a da i dalje generišu vrednost.

 

Kada su budžeti mali, hibridni događaji su odlični za premošćivanje jaza između troškova i rezultata, kako za učesnike tako i za sponzore.

 

6. Input za marketinški kanal za celu  godinu

 

Umesto da vaš događaj bude ekskluzivan, možete lako da promenite namenu i ponovo delite digitalni sadržaj kako biste održali stabilan tok vrednosti koji teče ka vašoj publici.

 

Na primer, možete da delite ceo strim uživo (ili određene njegove delove) da biste promovisali svoj budući događaj. Deljenje strima uživo takođe obezbeđuje stalnu vidljivost za sponzore koji su deo strima.

 

Strimovanje vašeg događaja takođe ima dodatnu prednost jer osigurava da ne zaboravite ništa da snimite. Sa visokim fokusom na emitovanje, možete biti mirni znajući da je sav vaš sadržaj snimljen za kasniju upotrebu!

 

Takođe možete odrediti buduće marketinške kampanje iz svog prethodnog sadržaja. Da li je postojala sesija koja je privukla mnogo prisutnih? Možda to možete proširiti.

 

Ako koristite alatku za umrežavanje događaja, pogledajte i podatke o pronalaženju partnera nakon vašeg događaja. Možete pronaći odlične ideje za sadržaj proučavanjem interesovanja vaše baze učesnika.

 

Ili, možete analizirati pitanja primljena na različitim sesijama i videti da li se pojavilo zajedničko pitanje. To vam može pomoći da obezbedite sadržaj da odgovorite na pitanja vaše publike.

 

7. Poboljšan povraćaj ulaganja (ROI)

 

ROI je teško izračunati na događajima zbog svih delova koji su promenljivi.

 

Međutim, hibridni događaji nude povećan povraćaj ulaganja, uglavnom zbog povećanog dosega i skalabilnosti.

 

Pošto dobijate više posećenosti kroz svoje hibridne događaje, to može da se pretvori u veći broj pregleda za sponzore i više prijava nakon događaja.

 

Takođe, dobijate mnogo podataka da biste pružili preciznije izveštavanje o svom učinku (više o tome u sledećem odeljku).

 

Što se tiče skalabilnosti, tehnologija obično treba da se podesi jednom, a zatim je lako ponoviti taj proces na svim vašim događajima. Virtuelnoj platformi za događaje nisu potrebne ekipe za postavljanje i uklanjanje.

 

Osim toga, postoji i potencijal da smanjite svoj događaj uživo dok povećate svoje prisustvo na mreži. Ovo vam omogućava da smanjite troškove na licu mesta dok i dalje dosežete veliku publiku, povećavajući svoju maržu.

hibridni događaj online publika uzivo

8. Vredni podaci

 

Ogromna korist od hibridnih događaja dolazi od podataka i uvida koje oni pokazuju.

 

Na primer, na događaju uživo možete da prebrojite i procenite koliko je gledalaca učestvovalo u sesiji.

 

Ali kod hibridnih događaja, znate brojeve učešća, plus kako su bili angažovani i kada su odustali od sesije.

 

Takođe dobijate informacije o interesovanjima vaših učesnika putem podataka o povezivanju i učešću u sesiji, što vam može pomoći da poboljšate svoj budući sadržaj.

 

A za sponzore, dobro, oni dobijaju bitne informacije o saobraćaju na štandovima i angažovanju posetilaca, pomažući im da dokažu pozitivan povraćaj ulaganja.

 

Zbog onlajn prirode hibridnih događaja, dobijate mnogo metrika koje se mogu pratiti koje će vam pomoći da saznate više o svom događaju i poboljšate ga u budućnosti, metrike koje jednostavno ne možete da merite van mreže.

 

Hibridna platforma za događaje je neophodna za pružanje ovakvih uvida. Saznajte više o korišćenju Brella kao vaše hibridne platforme za događaje ovde.

 

9. Veća fleksibilnost

 

Ako ste još uvek zabrinuti za hibridne događaje, razmislite šta bi se desilo sa vašim događajem ako se putovanje ponovo prekine.

 

To bi mogla biti neka nova globalna pandemija, poput COVID-19. (daleko bilo)

 

Ili, može biti prirodna katastrofa. Uzmite u obzir erupciju Ejafjalajokul na Islandu 2010. godine, koja je pogodila skoro 10 miliona putnika.

 

Bez hibridne platforme za događaje na koju bi se mogli vratiti, vaš događaj se jednostavno ne bi dogodio, a vaši učesnici bi pronašli nešto drugo da popune vreme.

 

Organizovanje događaja uživo bez digitalne rezerve je, jednostavno, postala rizična i nesigurna opcija danas. Još je manje razloga za to da se ne uloži dodatni napor i realizuje hibridni format danas, kada je tehnologija tako dostupna i rasprostranjena.

 

Hibridni događaji nude vredno osiguranje jere sada imate način da realizujete svoj događaj u barem nekom obliku ako je iz nekog razloga posećenost vašem događaju smanjena.

 

Takođe, infrastruktura i ulaganje u hibridne događaje osiguravaju da ste dobro pripremljeni za virtuelne događaje, što znači da se ne trudite kada se spoljne sile zavere da zaprete ili otkažu vaš događaj.

 

Dakle, umesto da stavljate sva svoja jaja u jednu korpu kako se kaže, odnosno u vaš događaj uživo, dodavanje hibridnih događaja u miks diverzifikuje vaš portfolio i osigurava da ćete imati uspešan događaj, bez obzira na sve.

 

10. Pozabavite se promenljivim potrebama vaše publike

 

Nemoguće je reći kako će kriza COVID-19 promeniti svet kada se sve završi i ako se završi.

 

Međutim, jedno je sigurno da je ova kriza promenila način na koji koristimo tehnologiju u svakodnevnom životu.

 

Prema nekim izveštajima, skoro polovina američke radne snage sada radi na daljinu. Iako postoje prednosti i nedostaci rada na daljinu, niko ne može poreći da je to moguće.

 

Takođe, sponzori pomeraju svoje budžete kako bi se prilagodili promenljivom okruženju i sponzorisaće vaš virtuelni ili hibridni događaj ako možete da obezbedite da se vaši učesnici angažuju i komuniciraju sa njima.

 

Vaša publika je promenila svoje potrebe, a vaš događaj treba da se prilagodi da bi nastavio da ih pruža.

 

Održavanje samo događaja uživo u svom portfoliju više nije sigurna igra – to je kockanje.

 

Hibridni događaji vam omogućavaju da se pobrinete za obe demografije: one koji žele da učestvuju uživo i one koji žele da učestvuju na svoj način.

 

Sve ovo i još mnogo više biće tema Regionalna tribina “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji” na UPS-u koju organizujemo 21.12.2021, u 17h na Univerzitetu za poslovne studije u Banjaluci.

Tribina o izazovima i prilikama u event industriji na UPS-u

Regionalna tribina "Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji" na UPS-u

Period krize i pandemije stvorio je brojne izazove i probleme u mnogim sferama života i rada globalno. Jedna od posebno pogođenih, iako do 2020. i jedna od najbrže rastućih grana industrije, jeste event industrija odnosno industrija organizovanja događaja.

Ekonomske i egzistencijalne posledice pogodile su skoro sve sfere klasične konceptualizacije događaja, od festivala, preko sportskih manifestacija, kulturno-umetničkih programa, kao i događaje popularne kulture. Turizam, čitav HoReCa sektor, posebno su pogođeni krizom koja je donela brojne nove izazove za menadžere u regionu i svetu, ali i sve nas lično. Novi koncepti upravljanja događajima postali su neophodni, a agilni menadžment imperativ. Organizacije su morale da reaguju brzo, adekvatno i na neki način se prilagode novonastaloj situaciji i uslovima.

Upravo zato, Univerzitet za poslovne studije, kao ustanova koja koristi savremene metode realizaciјe procesa nastave usmerene na sticanje kvalitetnih naučnih saznanja i veština koje dovode do sticanja kompetentnosti studenata za obavljanje složenih poslova u istraživanju, ali i praksi, smatrao je relevantnim da se ovoj opširnoj tematici posveti veća pažnja i tako je nastala tribina “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji”. Pored toga što će se baviti najboljim praksama generalno, poseban osvrt biće na veštine i kapacitete neophodne za adaptaciju strategija rukovođenja događajim u najraznolikijim uslovima.

Učesnici koji aktivno kreiraju uspešne događaje u regionu danas donose praktična znanja koja će podeliti sa prisutnima, kao i putem društvenih mreža i naloga. Na tribini će biti reči o iskustvima iz BiH, Srbije, Crne Gore, Bugarske, itd. Cilj ove tribine jeste pre svega motivacija svih, mladih i aktivnih, zainteresovanih članova zajednice da se upoznaju sa modernim i aktuelnim trendovima u različitim sferama menadžmenta događaja. Biće reči o menadžmentu, edukaciji generalno, sportu, diplomatiji, umetnosti, pop kulturi, gejming industriji i sajmovima, ali prisutni govornici iznad svega donose jedno veliko iskustvo i inspiraciju. Kreatori u zajednicama su ti koji imaju moć da pospešuju kvalitet života i stvaraju relevantne i atraktivne sadržaje za sve nas. Ova tribina koja je kreirana u sklopu predmeta Upravljanje događaja na UPS-u je ne samo dodatak nastavi, već poziv svima koje zanima unapređenje života u lokalnim zajednicama da pronađu ideje i praktične savete za buduće uspehe. Jedino zajedno možemo doneti promene u svet oko nas, a sa akademske strane, pored teorije, uvek je izuzetno dragocena praksa.

Plan tribine "Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji"

Kada: 21.12.2021.

Vreme: 17 časova

Mesto: Informatička sala 2, Univerzitet za poslovne studije, Jovana Dučića 23a, 78 000 Banja Luka

1.         Upoznavanje učesnika-misija i vizija

2.         Konceptualizacija događaja

3.         Upravljanje timovima

4.         Agilni menadžment-događaji u vreme kriznih uslova i pandemije

5.         Organizacija događaja online

6.         Sponzorstva u menadžmentu događaja

7.         Marketing događaja

8.         Primeri iz prakse

9.         Key takeaways

10.      Q&A

 

Moderator:

doc. dr Marija Todorović (UPS, LifeLong Association, Aska-Media)

 

Učesnici:

Vladimir Selec, Banja Luka maraton

Bojana Lekić, Američki kutak Banja Luka

Tea Đorđević Direktor Akademije Operosa Opera festivala SRB/CG

Boško Đorđević, Programski direktor GamesCon Festivala, Beograd SRB

Dragan Moconja, Rock Simfonija Banja Luka

 

Relevantni linkovi:

 

UPS

LifeLong Association

Aska Media

Facebook događaj

Banja Luka maraton

American corner

GamesCon

Operosa

Rock Simfonija

Kodepunkt Coworking Space

 

 Dobrodošli!

 

Autor: Marija Todorović