Šta nas čeka u industriji događaja nakon pandemije-zaključci Tribine “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji” na Univerzitetu za poslovne studije u Banja Luci

Šta nas čeka u industriji događaja nakon pandemije-zaključci Tribine "Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji" na Univerzitetu za poslovne studije u Banja Luci

Tribina “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji” na Univerzitetu za poslovne studije i u saradnji sa Lifelong Association Udruženjem za neformalno obrazovanje u Banja Luci održana je 21.12.2021. i bila je u formatu koji nam se nameće kao nova normalnost u organizaciji događaja, a to je kao hibridni događaj sa jednakim učešćem učesnika i prisutnih u sali, kao i učesnika i posetilaca online. Tribina je donela brojne zaključke u vezi ne samo situaciji u event industriji nakon intenzivnih perioda izolacije, već i o iskustvima iz prakse u vezi marketinga događaja, konceptualizacije, prilagođavanja i razvoja događaja, dokumentovanja, pristupa sponzorstvima, i drugo.

Online tribina publika uzivo

Na tribini koju je moderirala profesorka Univerziteta za poslovne studije doc. dr Marija Todorović su se našli brojni predstavnici event menadžment industrije iz različitih branši. Putem Zoom platforme online su se uključili Tea Đorđević, umetnički direktor Operosa festivala, direktorica i Operosa akademije i koordinatorka umjetničkih projekata u Operosi kao što su obrazovni programi Young@Opera i enoa, kao i Boško Đorđević, osnivač i direktor Digital & entertainment festivals DOO. od 2011, osnivač i kreativni direktor manifestacija  GAMES.CON (Beogradski Sajam) od 2016, umetnički direktor Pozorišta Mladih u Novom Sadu 2014, direktor pozorišta Boško Buha i još mnogo toga. U sali su sa prisutnima bili predstavnici lokalnih projekata, Dragan Moconja, predstavnik i osnivač Rock Simfonije, spektakularnog projekta koji popularizuje neke od najvećih svetskih i domaćih rokenrol pesama, Bojana Lekić ispred Američkog kutka u Banja Luci, kreator i organizator brojnih i redovnih nedeljnih aktivnosti koje uključuju besplatne časove razgovora na engleskom, angažovanje gostujućih govornika, radionica, prezentacija, besplatne filmske projekcije, klubove u kutku, promocije događaja i programe američkog kutka, itd. Ispred sportskog duha BiH, u ovom slučaju Banja Luke, poseban aspekt organizacije sportskih događaja približio nam je Vladimir Selec, running influenser i osnovač Banjalučkog polumaratona, danas ispred Banja Luka maraton organizacije, kreator organizacione strukture trke, pokretač pokreta trčanja u gradu i regionu.

Ono što se postavljalo kao pitanje jeste kako organizovati događaje uopšte, sa ili bez budžeta, kako koristiti strateško planiranje za razvoj brenda događaja, ali i kako komunicirati sa publikom i prevazići nepredviđene situacije. 

Neki od saveta uključuju to da je neophodno upoznati se sa veštinama koje jedan menadžer mora da poseduje, kao što je veština delegiranja, umrežavanja, kako entuzijazam koji imamo za realizaciju projekta koji važan može zaista da privuče autentičnu publiku. Bilo je reči i o rukovođenju i organizaciji timova, volonterima, medijima, saradnicima, kako podeliti organizaciju na manje timove i obučiti menadžere za specifične i konkretizovane zadatke.

“Ljudi se vezuju za ljude, a naša je odgovornost da kao akademski građani utičemo na našu zajednicu, bogatimo je kvalitetnim sadržajima i činimo boljim mestom za život za sve nas”, istakla je prof. Marija Todorović.

“Nije isto voditi događaje sa 0, 800 i 18000 maraka. Biti odgovoran sponzorima nije isto kao biti odgovoran Američkoj ambasadi odnosno State Departmentu SAD-a. Ja nemam sponzora, a nas je 10 kutaka u BiH. Budžet zavisi od kvaliteta događaja, od procene realizacije događaja i kvaliteta organizacije će i budžet rasti, a naša konačna odgovornost je pružiti sredini u kojoj se nalazimo vrednost. Mi organizujemo događaje za mlade, želimo da inspirišemo volonterizam, networking, neformalne edukacije. To nekad podrazumeva da ste na terenu i po 5-6 sati pre događaja, a ako ste organizator događaja sa visokim nivoom obezbeđenja i protokola, da biste postigli savršenstvo, neretko morate i u 6 ujutru biti u akciji i proveravati svaki detalj. Sa i po 20-25 događaja mesečno, uvek se može desiti i nešto nepredviđeno. Danas postoje i limiti za prisustvo uživo, a van naše kontrole je recimo kad imate 20 stolica, a dođe vam 40 ljudi, i to zahteva da se brzo reaguje i da se dobro iskomunicira situacija sa prisutnima. Tokom korone smo se posvetili upravo osnaživanju mladih u domenu informisanja i tehnoloških alata, programa, društvenih mreža, edukacijama, učenju jezika, pisanja CV-ja, motivacionih pisama, učenju o kulturi, uopšte sadržajima važnim za dati trenutak. Nekad i kada pokušate nešto, steknete uvid, pa je tako recimo jedan obični kviz imao sjajan efekat, jer je ljudima bilo potrebno i da se zabave. Ulaganje u znanje je najbolja stvar koju možete učiniti za sebe i mi smo se trudili da pomognemo našoj publici da se više upozna sa tim online aspektima,” podelila je sa prisutnima Bojana Lekić ispred Američkog kutka u Banjaluci.

Dragan Moconja na Tribini na UPSu u Banjaluci

Uzimajući u obzir efekte pandemije, više nego ikada pre se osetila važnost brze adaptacije novih tehnologija, obuke timova, agilnog menadžmenta. 

Ljudi su željni druženja, događaja, susretanja. Više nego ikad pre smo svi to osetili dok je industrija događaja, turizam i HoReCa industrija prosto stala.

“Ako nemamo lične kapacitete za tehničke aspekte, važno je znati kome se obratiti. Posebno kod humanitarnih ciljeva koji su mnogima od nas relevantni i bitni, kod događaja koji stvaraju opcije za kvalitetno provođenje slobodnog vremena, bilo da je to u domenu sporta, igre, fantazije, umetnosti, muzike, neformalne edukacije ili kreative. Važno je biti tu za ljude, stvarati kontekst za njihovo slobodno vreme, ali i biti prepoznatljiv brend u svojoj sredini i uvek davati vrednost za publiku i društvo,” istakla je profesorka Todorović.

“Organizovati jedan koncert sa 80 muzičara, posebno akademskih muzičara i profesora čak, koji zaslužuju da njihov rad bude cenjen, oslanjao se na prodaju karata manje nego na doprinose od sponzorstava. Najviše sponzorstava je zapravo bilo prvi put, jer oni prepoznaju da je to nešto novo, važno za sredinu, interesantno, a i dobro za njihovu promociju. Važno je gajiti lepe odnose sa sponzorima jer od njih svakako zavisimo, a mi to činimo sa zadovoljstvom već dugi niz godina. Ipak, koliko god da verujete u svoj projekat, nekada može da se desi i da vas interesovanje publike iznenadi. Kvalitetan proizvod koji postaje lokalni brend doprinosi razvoju i lokalne zajednice i postaje turističko blago i pravi hallmark događaj. Karte su umele da planu i za dva sata kada je u pitanju bilo izvođenje u organizaciji Rock Simfonije. Iza toga je momentalno dodatna organizacija, dodatni pregovori, a nama je esencijalna osoba producent u takvom projektu. Jedan veliki događaj lako može da padne u senu neke sitnice i gluposti, stresa uvek bude, sponzori su tu kao podrška,” istakao je ovaj vrsni umetnik, gitarista i instruktor električne i akustične gitare Dragan Moconja o razvoju i interesovanju za koncerte Rock Simfonije u Banjaluci, ali i šire.

Boško Djordjevic Games.con Tribina u Banja Luci

Regionalno popularan događaj Games.con postoji na granici sajma i festivala, rekao je Boško Đorđević. Programi gejming turnira, cosplay kulture, board igara, prostor za brojne klubove specifičnih interesovanja i kulturne razmene, mlade, ali i entuzijaste i fanove svih uzrasta, sve je uključeno pod okriljem Games.con događaja. Jedan veliki događaj može puno da profitira samo ako obezbedi prostor i sponzorima, ali i srodnim udruženjima da promovišu svoje aktivnosti kroz prateće programe i aktivnosti, što je ovde upravo i slučaj, a kao festival gejminga i pop kulture, to i jeste u okviru misije i vizije iza samog ovog događaja.

Ovakvi događaji privlače turiste i doprinose identitetu lokalne sredine i razvoju lokalnih zajednica. Oni nose određenu i ekonomsku i sociološku moć. Tu je i bio glavni izazov tokom perioda korone kada je putovanje i okupljanje postalo ograničeno, pa čak i onemogućeno.

Da bi se održao hajp oko događaja, važno je da događaj živi, što se recimo i učinilo kroz realizaciju obeležavanje Games.con festivala ove godine. 

“Event industrija je jedina neprepoznata grana industrije od strane država u regionu i svi gubici koje smo pretrpeli nisu uopšte uvaženi, kompenzacija gubitaka ne postoji, mi nemamo šifre delatnosti. 2020. smo imali obeležavanje kroz Games.con online u kontekstu nekog nazovimo punk festivala. Koristili smo online kanal discord koji koristi naša gejming zajednica, na kojom smo napravili događanja, live streaming turnira, board takmičenja, i to baš u vreme lockdown perioda. Prateći uslove, iako danas možemo da se krećemo, ali faktički i ne da se okupljamo u većem broju, reakcije su i od strane sponzora koji ne žele da rizikuju da se uključe u događaj koji bi potencijalno postao neko žarište zaraze. Imajući to u vidu u TC Galeriji u Beogradu smo iskoristili jednu širinu prostora i organizovali to obeležavanje ove godine. Ljudi su željni događaja, naše platforme koje god da podignemo i bez oglašavanja su pune, svi se nadamo da ćemo uskoro videti kraj svega ovoga i da ćemo se vratiti ustaljenim događajima, a s tim u vezi planiramo Games.con optimistično za sledeću godine ponovo na Beogradskom sajmu.”

Vladimir Selec tribina UPS Lifelong Association

I organizacija sportskih događaja nosi tu društvenu, timsku notu, ali i zahteva veliki broj ljudskih resursa. “Mladi se prijavljuju putem formulara, a animacija volontera se idealno vrši pred sam događaj. Nešto starije osobe su idealni volonteri, a važan je upravo taj prvi momenat, prvi kontakt, da volontere inspirišete i motivišete, da im se obratite, povežete sa vašom vizijom i misijom. Onda možete da procenite nivo zainteresovanosti i da delegirate. Koliko god bio banalan zadatak, kao što je onog volontera koji drži traku i stoji tokom trke, on je esencijalan jednako kao zadatak volontera koji su u marketingu, jer bez bilo kog od njih-događaj ne može da se održi, a ako se neko od njih ne pojavi, vi ste kao organizatori u velikom problemu,” rekao je Vladimir Selec. Napomenuto je da je prelazak na online organizaciju događao doneo i određene benefite u smislu da je omogućeno i potencijalnoj i takozvanoj ne-publici da učestvuje u virtuelnim trkama i uz to doprinese nekom humanitarnom cilju, svom zdravlju, ali se i ostvari misija i vizija organizacije koja jeste promocija zdravog života. Možda je u periodu pandemije to bilo još i važnije zbog smanjenih mogućnosti kretanja. Data je šansa da se istrči ne samo maraton ili polumaraton, već i one minimalne distance od 10 i 5 kilometara, da bi se uključila što šira publika, ali pomogli ciljevi od značaja. “Tehničke mogućnosti koje su nam dostupne danas omogućavaju veliku kreativnost u organizaciji događaja danas”, dodao je Selec.

Tea Đorđević Operosa Gostovanje tribina na UPSu u organizaciji

Prelaz sa rada koji je podrazumevao organizacije orkestarskih proba, rada sa solistima, tehničkim timovima i komunikacije sa predstavnicima lokalnih samouprava i medija u nekad i tri države na online promociju umetnosti približila nam je Tea Đorđević ispred Operosa Fondacije. Ona je istakla da je za kvalitetno sponzorstvo važno ne samo diverzifikovati izvore finansiranja, već paziti i na odabir sponzora prilagođeno misiji i viziji događaja, tako da treba obratiti pažnju na korporativna sponzorstva u novcu, in-kind sponzorstva koja se ogledaju u materijalima, hrani, piću, i drugo, kao i sponzorstva preko javnih fondova, države, lokalne samouprave, kao i na prilike za umrežavanje kroz organizaciju dodatnih sadržaja kao što je koktel i okupljanje ljudi iz sveta privrede i politike oko samog događaja kao dodatnu vrednost. Svakom izvoru finansiranja se pristupa drugačije. “Mi smo odgovorni za to da stvorimo taj događaj koji će biti atraktivan za sponzore, ali i dotaći se društveno odgovornih tema i ponuditi dodatnu vrednost društvu kao što su recimo propratni projekti koje smo imali u domenu borbe protiv vršnjačkog nasilja, tinejdž opere kao sredstva medijacije kojim se mladi zapravo uključuju u sam događaj i drugo. Takva iskustva su otvorila i nama kao organizatorima oči u realnom vremenu, jer vi vidite kako mladi reaguju i da je moguće staviti i mlade i društvene probleme u kontekst recimo jedne opere”, istakla je Tea Đorđević.

O osetljivosti događaja koji se organizuju za mlade je bila posebno važna tema u svetlu skorašnjih događaja, a odgovornost organizacija i poziv na bavljenje sadržajima koji fale omladini danas, posebno u domenu mladih, tinejdžera gde se javlja jedan jaz u ponudi, čime se oni okreću kulturi koja jeste dostupna, ali ne i konstruktivna govorio je Boško Đorđević ispred Games.con organizacije. On je istakao to da je saradnja firmi sa YouTube influenserima isplativa, ali osetljiva, jer iako je dostupno, mora biti propraćeno jasnim porukama i brižljivo krojeno tako da nedvosmisleno reprezentuje brend. Mi moramo da osmislimo bezbedan i siguran prostor za konstruktivni dijalog mladih, ne samo kvantitetu pratilaca oko kojih se odlazi u krajnost i dolazi do njihovih uzajamnih konflikata. 

“Mislim da smo mi pogrešili kao društvo, da su glavni mediji zapostavili programe za mlade, reprizirajući programe davno prošlih vremena koja ne komuniciraju sa mladima danas, ali i festivalima, muzičkim manifestacijama, itd. YouTuberi su doneli jedan banalni i neprofesionalni vid obraćanja mladima, što su marketinške agencije iskoristile, a borba za moć i prestiž u vidu klikova je dovelo do uzajamnih obračuna sujete u formi rijaliti programa danas, što rezultira raznim slomovima, tragedijama. I agencije, sponzori i kreatori politika za određivanje sadržaja za mlade snose odgovornost,” istakao je Boško Đorđević.

tribina Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji

Ljudski faktor je ključan u organizaciji događaja, ako neko na poziciji prodaje karata nije uključen u vašu misiju i viziju, ako razvodnice u pozorištu pobrkaju kišobrane i publika sa događaja ode nezadovoljna i krajnjih negativnih utisaka, vi ste kao menadžer podbacili. I menadžeri kao ljudi imaju etičku odgovornost prema društvu, ekološkoj svesti, kreiranju psihološke sredine, sadržaja za sve ciljne grupe. 

Bojana Lekić istakla je da je osećaj kada pročitate u novinama da ste stvorili nešto korisno za društvo neopisiv i da je od najvećeg značaja doprinositi sredini u kojoj živimo i radimo jer je to moguće.

Tea Đorđević istakla je da što više doprinesemo društvu, to je bolje i za društvo i za nas, našu organizaciju, kao i da je važno kreirati originalne i jedinstvene događaje po kojima se kreira autentičnost, specifičnost, ali i biti realan u kreiranju programa, aktivnosti i budžeta jer je bitno ostvariti sve obećano, biti spreman na promene, restrukturiranje u izazovnim okolnostima, iz godine u godinu, a ostati veran svojim ciljevima i misiji, svom putu i istrajan u održanju kvaliteta i vizije koju delimo sa publikom. 

Imati nešto ka čemu težimo, što nas motiviše, što drugi prepoznaju, videti dobru tuđu percepciju onoga što radimo, da menjamo nešto, da smo inspirisani da radimo dalje, iako je jako teško, iako ima dana kada se osećamo kao da se odbijamo o martinele, istrajati, ići ka tom cilju koliko god nije jednostavno, još jači, prevazići teškoće sa početka donosi osećaj satisfakcije i to je suština istakao je Dragan Moconja.

Boško Đorđević je napomenuo da u organizaciji događaja postoji jedno vrzino kolo u kojem sponzori žele da čuju koji je program, a kreatori programa ko su sponzori i to je na početku jako teško prevazići. Nije isto organizovati događaj u okviru države ili firme, a šta na početku kad je najteže? Ako hoćete da razbijete taj ciklus, ponekad je potrebno negde stati u tom krugu i prelomiti po principu “fake it till you make it” u ovim novim vremenima. Budžeti su danas pomereni na online sa klasičnih BTL kampanja, a sa malo ulaganja možete da svoj događaj u startu dobro i kvalitetno pozicionirate i iskomunicirate svoje ideje i potencijalnim saradnicima i sponzorima, napravite sajt, promovišete mreže.

Vladimir Selec je napomenuo da je u tom smislu važno ne lagati sebe nikada, biti realan u svojoj samoproceni. Takođe, ići grlom u jagode, raditi ono u šta zaista verujemo, sa puno entuzijazma, ne treba raditi ad hoc. Nakon studija i izučavanja teorije koja je odlična baza, važno je iskusiti organizaciju događaja i iz prakse, povezivanjem sa organizacijama. U event menadžmentu postoji i jedna doza mazohizma, fokusa u svim okolnostima kroz sve aktivnosti koji se vežba i nosi u sebi, napora koji je praćen osećajem sreće i zadovoljstva nakon svega. Događaji nisu uvek profitabilni, posebno kada se ulaže u ljude i samu organizaciju i naredne događaje, i to je naša realnost danas, ali donose vrednost koja je nemerljiva.

Učesnici su istakli da su otvoreni za umrežavanje, za sva pitanja, nedoumice, jedinstveni u strasti i posvećenosti svojim poslovima.

Događaje je moguće realizovati na razne načine, teorijom i praksom stiču se iskustva koja u tome pomažu, mi smo odgovorni za sredinu u kojoj živimo, a kako je istakla doc. dr Marija Todorović, ako već možemo da u njoj i za nju kreiramo-zašto ne bismo.

Prisutnima su uručene zahvalnice ispred Univerziteta za poslovne studije koje je uručila Mirjana Čeko, PR Menadžer Univerziteta za poslovne studije.

Ceo događaj možete pogledati putem linka: 

Tribina: “Savremena organizacija događaja: izazovi i prilike u event industriji”

Tribina o izazovima i prilikama u event industriji na UPS-u